Case Study
Kitarino
Systemwechsel über 42 Kitas: Wie ein Träger seine Kita-Software ablöst, ohne dass Verwaltung, Eltern und Buchhaltung es im Alltag spüren.
Case Study
Systemwechsel über 42 Kitas: Wie ein Träger seine Kita-Software ablöst, ohne dass Verwaltung, Eltern und Buchhaltung es im Alltag spüren.
Kitarino betreibt 42 Kindertagesstätten in mehreren Bundesländern. Die bisherige Kita-Software wird abgelöst, das neue System KitaONE soll Verwaltung, Elternkommunikation, Verträge und Abrechnung für alle Standorte tragen. Ein Wechsel dieser Größe ist kein IT-Projekt, sondern ein Betriebswechsel: Stammdaten aus drei Systemen, laufende Verträge mit Eltern, Buchungszeiten der Kinder, Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und die Schnittstelle zur Buchhaltung müssen am Stichtag stimmen. Kitarino hat uns die Steuerung des Programms übertragen.
Bevor Daten fließen, muss das Ziel stehen. Wir haben die vollständige Organisationsstruktur in der Testumgebung aufgebaut: vier Gesellschaften, acht Städte, alle 42 Kitas und 154 pädagogische Gruppen, mit den Standortkennungen für das spätere Daten-Mapping. Jeder Eintrag wurde gegen die Stammdatenliste gegengeprüft. Was sich im System nicht selbst pflegen lässt, etwa Adressen, Einrichtungsnummern und genehmigte Platzzahlen, haben wir aufbereitet und den Pflegeweg mit dem Hersteller geklärt.
Auf dieser Struktur haben wir den Weg der Eltern von der Anfrage bis zum Vertrag getestet: Anfrage über das neue Website-Formular gegen alle 42 Standorte, Besichtigung per manueller Terminvergabe oder Selbstbuchung über Zeitfenster, danach die Vertragserstellung. Alle Befunde, von nicht angepassten E-Mail-Vorlagen bis zu einem Fehler auf der Buchungsseite, sind in einer konsolidierten Liste an den Hersteller gegangen und werden dort abgearbeitet.
Die Exporte des Altsystems reichten für eine saubere Übernahme nicht aus. Es fehlten vor allem die genauen Buchungszeiten der Kinder, die Preise in den Vertragsdaten und die Tagesarbeitszeiten der Mitarbeitenden. Deshalb haben wir ein Feldmapping erstellt: Wo liegen die Daten heute (Altsystem, Personio, DATEV), wo landen sie in KitaONE, wo ist das Delta. Festgelegt wurde außerdem, dass die Produktivumgebung frisch aufgesetzt wird und die Übernahme über einen eigens entwickelten Migrationsjob läuft, nicht über das Kopieren der Testumgebung. Gruppentypen und Kapazitäten werden je Region sauber erhoben.
Parallel bereiten wir die Anbindung an die Buchhaltung vor: Nummernkreise geklärt, Kontierung über Kostenstellen vereinheitlicht, ein Schutz gegen doppelte Übernahmen fest eingeplant, Mahnwesen-Konzept mit allen Randfällen gemeinsam mit der Buchhaltung dokumentiert. Die Preislogik für die Abrechnung wurde in einem eigenen Workshop spezifiziert und liegt beim Hersteller zur Umsetzung.
Wöchentlicher Jour fixe mit dem Softwarehersteller, eine gemeinsame Arbeitsliste als Status-Board, Aufwandsschätzung je Themenblock, wöchentlicher Rückblick an die Geschäftsleitung. So sieht jeder, wo der Wechsel steht und wer den nächsten Schritt hat.
Neue Arbeitsverträge und Onboarding-Dokumente werden per OCR ausgelesen und die relevanten Felder in Personio angelegt. Bewusst gestuft: erst Beobachtungsbetrieb, in dem das System nur mitliest und wöchentlich gegen die von HR gepflegten Daten abgeglichen wird. Nur Felder mit verlässlicher Trefferquote werden scharf geschaltet.
Rund 70 Kita-Leitungen sind vor Ort faktisch HR-Verantwortliche, ohne HR-Ausbildung. Eine interne Wissensdatenbank mit Chatbot beantwortet Fragen zu Kündigung, Schwangerschaft oder ablaufenden Führungszeugnissen, mit regionalen Unterschieden je Bundesland und Eskalation an die HR-Verantwortlichen.
Zu jeder Bestellung wird die Rechnung ausgelesen, anhand der Lieferadresse der Region zugeordnet und an das zuständige regionale Buchhaltungspostfach weitergeleitet. Unklare Fälle landen markiert in einem zentralen Postfach.
Ein täglicher Lauf sammelt neue Rezensionen aller Standorte, erstellt je Bewertung einen Antwortentwurf und schickt ihn per Outlook mit Freigeben/Ablehnen-Buttons ans Marketing. Veröffentlicht wird nur nach Klick, nie automatisch, und nie mit Bezug darauf, ob ein Kind die Einrichtung besucht.
KitaONE, Personio-API, DATEV-Schnittstelle, eigener Migrationsjob, ClickUp als Status-Board. Für die begleitenden Automatisierungen n8n, Supabase, OpenAI und Anthropic-Modelle, Postgres, Microsoft Outlook.
Wir übernehmen die Steuerung, bevor der Stichtag es tut.