Systeme, die laufen.

Was wir entwickelt haben und was sich dadurch geändert hat. Jede Zahl hier ist eine, die wir gemessen haben und vertreten können.

Case Studies

Fünf Kunden, fünf verschiedene Ausgangslagen.

Kitarino · Kita-Träger · Systemwechsel, Migration
42 Kitas

Ein Systemwechsel, ein Stichtag.

Steuerung der Ablösung der Kita-Software: Testumgebung mit allen 154 Gruppen, Elternprozess von der Anfrage bis zum Vertrag durchgespielt, Datenmigration aus drei Systemen, DATEV-Anbindung.

Case Study → north-west.at · Handel · Vertrieb
3 Quellen, 1 Formular

Vertriebsrecherche als Fließband.

Google Maps, WKO-Firmenverzeichnis und LinkedIn in einem Lauf: Firmen finden, Entscheider ermitteln, E-Mails verifizieren, API-Kosten je Lauf tracken, alles auf n8n Data Tables.

Case Study → Digistore24 · E-Commerce · Vendor-Onboarding
1 Gespräch

Vendor-Onboarding ohne Abtippen.

Vom Formular bis zum angelegten Produkt: Aufgaben und CRM-Status entstehen automatisch, KI-Agenten werten das Onboarding-Gespräch aus, Produkt und Zahlungspläne landen per API in Digistore24.

Case Study → MENZEL Elektromotoren · Industrie · Dokumentenverarbeitung
95 %

Weniger manuelle Eingriffe in der Dokumentenverarbeitung.

Frachtdokumente werden gelesen, klassifiziert, mit dem Bestand abgeglichen und Lagerplätzen zugewiesen. Was unklar ist, prüft ein Mensch, bevor es ins System geht.

Case Study → Delivery Hero SE · MDAX · Recruiting, Operations
60+ Länder

Recruiting-Automatisierung im globalen Maßstab.

Automatisiertes Screening, Ansprache und Terminierung für Rider-Recruiting. Die Grundlage für alles, was wir heute im Mittelstand entwickeln.

Case Study →
Eigenes Produkt der Weidtke Digital GmbH · SaaS · E-Commerce
0 €

Widerrufsbutton.online: Widerrufe per Klick entgegennehmen, statt sie aus Mails und Anrufen zu fischen.

Seit 19. Juni 2026 muss jeder Online-Shop in der EU seinen Kunden den Widerruf über einen Button ermöglichen. Widerrufsbutton.online liefert genau diesen Button: in zwei Minuten eingebunden, jeder Widerruf kommt vollständig und fristgerecht als Meldung im Shop an, dokumentiert und ohne Rückfragen. Kostenlos, ohne Programmierung, Server in Deutschland, für Shopify, WooCommerce, Shopware, Magento, Wix und andere.

widerrufsbutton.online ↗

Ablauf

So läuft ein Projekt.

01

Analysieren & verstehen

Wir gehen in Ihre Prozesse: wer macht was, wo liegen die Daten, was kostet ein Fehler. Ergebnis ist eine priorisierte Liste, was sich zuerst rechnet, meist innerhalb von zwei Wochen.

02

Entwickeln & integrieren

Konzept, Umsetzung, Anbindung an ERP, CRM, HR- oder Buchhaltungssystem. Erst Beobachtungsbetrieb, dann Freigabe-Schleifen, dann Scharfschaltung. Erste Prozesse laufen typischerweise nach 4 bis 6 Wochen.

03

Einführen & sichern

Team eingewiesen, Monitoring eingerichtet, Doku und Code übergeben. Was unklar ist, eskaliert an einen Menschen. Was funktioniert, wird auf weitere Bereiche ausgerollt.

Anwendungsfälle

Dreizehn Anwendungsfälle, die wir umgesetzt haben.

Jeder mit Ergebnis, Integrationen und Funktionsweise. Alle lassen sich auf Ihre Systeme übertragen.

Marketing

Social Media & Website Beiträge

Ergebnis

70 % schnellere Content-Produktion bei 100 % Markenkonsistenz, weil jeder Beitrag durch eine Freigabe geht. Mit der skalierten Pipeline wurde messbar mehr Reichweite erzielt.

Integrationen

CMS + Datenbank + Social Media Kanäle + Website

Funktionsweise

1Themenrecherche: Identifiziert automatisch relevante Inhalte basierend auf vordefinierten Schlagwörtern und Markenthemen.
2Medien-Erstellung: Generiert eigenständig Beiträge, Werbetexte und visuelle Elemente für verschiedene Plattformen.
3Qualitätssicherung: Integriert gezielte Freigabeprozesse durch Fachpersonal zur Optimierung der Ergebnisse.
4Veröffentlichungs-Steuerung: Publiziert fertige Inhalte automatisch und zeitgesteuert auf den verbundenen Kanälen.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für MENZEL Elektromotoren

Operations

Kundenservice

Ergebnis

80 % der Anfragen automatisch beantwortet, rund um die Uhr, ohne zusätzliche Schicht im Support. Antworten kommen aus den internen Dokumenten des Kunden.

Integrationen

Google Drive + Supabase Vector Database + OpenAI + n8n

Funktionsweise

1Wissensaufnahme: Absorbiert automatisch interne PDFs und Textdokumente aus Google Drive.
2Semantische Indexierung: Organisiert Informationen nach Konzepten und mathematischen Vektoren statt starren Stichworten.
3Intelligente Retrieval: Identifiziert bei Kundenfragen sekundenschnell die exakt relevanten Textpassagen.
4Natürliche Antwortgenerierung: Formuliert durch OpenAI höfliche und präzise Antworten im Markenton.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für TeraSkool

Logistik

Dokumentenverarbeitung

Ergebnis

95 % weniger manuelle Eingriffe. Die KI liest Packlisten, Frachtbriefe und Rechnungen aus, unklare Fälle prüft ein Mensch, bevor sie ins System gehen.

Integrationen

n8n Workflow-Engine + OpenAI (OCR) + Google Sheets + Cloud-Speicher

Funktionsweise

1Intelligente Aufnahme: Automatisierte Erfassung von PDF-Dokumenten via Web-Formular, E-Mail oder Cloud-Speicher.
2Dokumenten-Routing: KI-Klassifizierung leitet jedes Dokument (z. B. Rechnung vs. Frachtbrief) in den richtigen Workflow.
3Daten-Extraktion: Hochpräzises Auslesen von Dokumentendaten.
4Smart Matching: Automatisierter Abgleich der Packstücke zwischen verschiedenen Dokumententypen zur Vollständigkeitsprüfung.
5Master-Sheet-Update: Finale Synchronisation aller Daten mit der zentralen Bestandsführung inklusive Fehlerprotokoll.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für MENZEL Elektromotoren

Personalwesen

Recruiting

Ergebnis

Time-to-Hire halbiert, 70 % weniger Verwaltungsaufwand. Statt wochenlanger Wartezeiten erhalten Kandidaten innerhalb von Minuten Rückmeldung.

Integrationen

Performance-Marketing + Online-Eignungstests + Bewerbermanagement (ATS) + Digitale Signatur

Funktionsweise

1Interessentengewinnung: Automatische Übernahme von Daten aus Werbekampagnen direkt in das Verwaltungssystem.
2Digitale Vorqualifizierung: Automatisierter Versand von Einladungen zu Online-Tests zur objektiven Bewerberprüfung.
3Vertragswesen: Automatische Erstellung von Arbeitsverträgen und Steuerung der digitalen Unterschriftsprozesse.
4Echtzeit-Auswertung: Überwachung der Erfolgsquoten und Durchlaufzeiten vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für Delivery Hero SE

Logistik

ERP & Lieferketten

Ergebnis

40 % kürzer bis zum Zahlungseingang, weil Rechnungen rausgehen, sobald die Ware das Lager verlässt. Fracht- und Finanzdokumente entstehen automatisch, ohne manuelle Fehlerquellen.

Integrationen

ERP-System + Logistik-Schnittstellen + Factoring-Portale + Analyse-Dashboards

Funktionsweise

1Bestell- und Bestandsmanagement: Synchronisiert Kundenbestellungen automatisch mit Produktions- oder Lagerkapazitäten.
2Automatisierte Logistikabwicklung: Erstellt Frachtdokumente eigenständig und steuert den physischen Warenfluss.
3Finanz- und Factoring-Integration: Automatisiert die Rechnungsstellung und überträgt Daten nahtlos an Factoring-Portale.
4Zentrale Warenflusssteuerung: Bietet ein vollständiges Berichtswesen und Echtzeit-Kontrolle über alle Kennzahlen.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für VIVA Handels GmbH

Vertrieb

Neukundengewinnung

Ergebnis

12 Stunden mehr Verkaufszeit pro Woche und dreifache Antwortquote. Firmen finden, Entscheider ermitteln, Ansprache vorbereiten läuft als Pipeline.

Integrationen

n8n (Steuerung) + Unipile (LinkedIn-Schnittstelle) + CRM (Datenverwaltung) + LLM Agent (KI-Recherche)

Funktionsweise

1Bedarfsanalyse: Scannt Anzeigen automatisch nach relevanten Unternehmen und Anforderungsprofilen.
2Entscheider-Identifikation: Recherchiert eigenständig passende Kontaktpersonen wie Geschäftsführer oder Fachbereichsleiter.
3Ansprache-Personalisierung: Generiert durch den LLM Agent maßgeschneiderte Kontaktanfragen, die sich durch echte Relevanz auszeichnen.
4Netzwerk-Interaktion: Übermittelt die personalisierten Nachrichten über Unipile direkt an die relevanten LinkedIn-Kontakte.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für north-west.at und intern bei Weidtke

Marketing & Recht

Dokumentenprüfung

Ergebnis

Rechtskonforme Kampagnen in 30 Sekunden statt Tagen. Marketing-Material wird automatisch gegen die Vorgaben geprüft, Auffälligkeiten gehen an die Rechtsabteilung.

Integrationen

n8n Workflow-Engine + OpenAI (Embeddings) + Supabase Vector Database + Dokumenten-Extraktion

Funktionsweise

1Multimodaler Input: Nutzer laden Texte oder Dateien direkt über das Chat-Interface hoch.
2Wissensabgleich: Ein KI-Agent greift über eine Datenbank in Echtzeit auf die aktuellsten Richtlinien zu.
3Konformitäts-Audit: Die KI bewertet den Input anhand von vier Säulen: Begründung, Vergleichbarkeit, Transparenz und Übertreibung.
4Detaillierter Report: Ausgabe eines strukturierten Berichts mit Score, Fehleranalyse, Artikel-Verweisen und Korrekturvorschlägen.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für Deutsche Zentrale für Tourismus

Bereichsübergreifend

Wissensdatenbank

Ergebnis

25 % Produktivitätsgewinn im Team. Statt in Confluence, Drive und Postfächern zu suchen, erhalten Mitarbeitende Antworten in Sekunden, mit Quelle.

Integrationen

n8n Workflow-Engine + OpenAI (Embeddings) + Supabase Vector Database + Dokumenten-Extraktion

Funktionsweise

1Informationsabruf in Echtzeit: Massive Beschleunigung des Wissensflusses durch den Wegfall manueller Dokumentensuche.
2Höhere Prozess-Qualität: Sicherstellung, dass alle Teammitglieder nach den aktuellsten, standardisierten Informationen handeln.
3Entlastung von Experten: Drastische Reduktion wiederkehrender Standardfragen an erfahrene Kollegen oder die Führungsebene.
4Direkte Integration: Akzeptanz im Team, da der Zugriff ohne Systemwechsel erfolgt.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für Digistore24

Bereichsübergreifend

Aufgaben- & Kalendermanagement

Ergebnis

100 % Termintreue und 2 Stunden gewonnene Fokuszeit pro Woche. Meeting-Notizen werden ohne manuellen Aufwand zu Aufgaben mit Termin.

Integrationen

Google Docs (Notizen) + Google Tasks + Google Kalender + Gemini (LLM) + n8n Automatisierung

Funktionsweise

1Aufgaben-Erstellung: Automatische Anlage strukturierter Einträge in Google Tasks inklusive Kontext-Informationen.
2Kalender-Mapping: Erzeugung von Zeitblöcken im Google Kalender basierend auf dem geschätzten Aufwand und der Priorität.
3Status-Monitoring: Ein täglicher Workflow prüft den Erledigungsstatus der Aufgaben in Google Tasks.
4Auto-Rescheduling: Bei Zeitüberschreitung identifiziert die Logik freie Zeitfenster im Kalender und verschiebt Aufgaben automatisch.
Diesen Workflow nutzen

Intern bei Weidtke im Einsatz

Marketing & PR

Moderation von Kommentaren

Ergebnis

Dreifache Engagement-Rate ohne manuellen Moderationsaufwand. Reaktionen auf Kommentare erfolgen innerhalb von Sekunden, rund um die Uhr.

Integrationen

Instagram Graph API + n8n / Automatisierungs-Plattform + OpenAI (LLM) + Monitoring-Dashboard

Funktionsweise

1Echtzeit-Erfassung: Automatische Überwachung eingehender Kommentare und Erwähnungen über die offizielle API.
2KI-Klassifizierung: Analyse des Kommentars auf Stimmung (Sentiment), Inhalt und Relevanz.
3Autonome Interaktion: Erzeugung individueller, variierender Antworten im festgelegten Marken-Stil.
4Sicherheits-Filter: Automatisches Verbergen von Kommentaren bei Verstößen gegen vordefinierte Richtlinien.
5Hybrides Management: Direkte Weiterleitung kritischer oder hochspezifischer Anfragen in eine zentrale Moderationsqueue.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für Deutsche Zentrale für Tourismus

Vertrieb & Logistik

Kauf- und Verkaufsbestätigung

Ergebnis

Bestätigungen in Sekunden statt Stunden. Sobald ein Abschluss steht, gehen geprüfte Bestätigungsdokumente an alle Parteien.

Integrationen

Airtable (Zentrale Datenbank) + n8n (Workflow-Steuerung) + Gmail/Outlook + OpenAI (Dateninterpretation)

Funktionsweise

1Handelserfassung: Das System erkennt neue Transaktionen in der zentralen Datenbank.
2Referenz-Validierung: Automatischer Abgleich der Ladereferenznummern und Handelsdaten zur Sicherstellung der Datenintegrität.
3Dynamische Erstellung: Die KI generiert auf Basis der Handelsdetails eine personalisierte Bestätigungsdokument.
4Automatisierter Versand: Sofortiger Versand der Dokumente an alle beteiligten Parteien (Käufer/Verkäufer/Logistik).
5Status-Update: Automatische Dokumentation des Versands und Aktualisierung des Transaktionsstatus in der Datenbank.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für einen Handelsbetrieb für Milchprodukte

Operations

Anrufbeantwortung

Ergebnis

100 % Erreichbarkeit bei 60 % geringeren Kosten pro Anruf. Der Sprachagent reagiert sofort und rund um die Uhr, komplexe Anliegen gehen an einen Menschen.

Integrationen

Twilio (Telefonie/SIP) + ElevenLabs (KI-Stimmen & Conversational AI) + n8n (Logik & API-Orchestrierung) + CRM

Funktionsweise

1Anruf-Eingang: Twilio nimmt den Anruf entgegen und leitet den Audio-Stream in Echtzeit an die ElevenLabs Conversational AI.
2Sprachverständnis & Antwort: Die KI interpretiert das Gesagte und greift auf hinterlegte Unternehmensdaten zurück.
3n8n Tool-Calling: Während des Gesprächs erkennt die KI, wenn eine Aktion nötig ist (z. B. Terminbuchung) und löst sie aus.
4Live-System-Update: n8n prüft Verfügbarkeiten in der Datenbank, bucht den Termin und gibt die Bestätigung live im Gespräch zurück.
5Dokumentation: Nach dem Auflegen erstellt n8n automatisch eine Zusammenfassung des Telefonats und speichert sie im CRM.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für eine Steuerkanzlei

Vertrieb

Angebotserstellung

Ergebnis

Mehr Aufträge bei gleicher Zahl an Anfragen: 90 % weniger Rückfragen und halbierte Angebotszeit. Unstrukturierte Nachrichten werden zu einem geführten, vollständigen Anfrageprozess.

Integrationen

Helpdesk/CRM + WhatsApp-Schnittstelle + n8n Workflow-Engine + OpenAI + Postgres (Sitzungsmanagement)

Funktionsweise

1Anfrage-Eingang: Das System erfasst neue Nachrichten über E-Mail oder WhatsApp und identifiziert den Angebotsanlass.
2Konversations-Analyse: Die KI scannt den gesamten bisherigen Nachrichtenverlauf, um bereits genannte Informationen zu extrahieren.
3Gezielte Informationsbeschaffung: Der Assistent fragt fehlende Details höflich beim Kunden nach.
4Vollständigkeits-Check: Ein integrierter Logik-Prüfer überwacht permanent die fünf Kern-Anforderungen für ein vollständiges Angebot.
5Übergabe an den Vertrieb: Sobald alle Informationen vorliegen, wird automatisch eine interne Notiz für das Vertriebsteam erstellt.
Diesen Workflow nutzen

Umgesetzt für Studenten-Power Berlin

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